Tien eigenschappen van een goede functioneel beheerder

ISES heeft raakvlakken met veel organisaties die bezig zijn met het inrichten van Functioneel Beheer. Een van de dingen die belangrijk zijn bij Functioneel Beheer is, goede ervaringen bieden, waarmee mensen verder kunnen. In dit artikel wil ik de functioneel beheerder zelf belichten. Hij of zij is de spil van het operationele Functioneel Beheer. Wat zijn de eigenschappen van een goede functioneel beheerder? Er zijn er meer, maar ik noem er tien, zodat het overzichtelijk blijft.
 

1. Een groot inlevingsvemogen
Deze eigenschap heeft een functioneel beheerder nodig, omdat hij of zij zich moet verdiepen in de bedrijfsprocessen en de zaken die daar spelen. Ook moet hij of zij zich kunnen verdiepen in het werk van de gebruikers en alles wat daarbij komt kijken. Ten slotte moet de functioneel beheerder zich kunnen inleven in veranderingen waarbij ook de ICT betrokken kan zijn.
  
2. Veel geduld
Dit is nodig omdat een functioneel beheerder weliswaar een spin in het web is, maar dit niet vanzelf gaat. De functioneel beheerder zal zijn toegevoegde waarde aan de gebruikers, de klant en de contactpersoon moeten bewijzen. Ook is het nodig om geduld te hebben met alle partijen die met elkaar moeten leren samenwerken.
 
3. Goed communiceren met gebruikers
Ook dit is een must voor een functioneel beheerder. Een van de taken is dan ook gebruikersbeheer, dat inhoudt dat er overleg georganiseerd moeten worden en superusers gevonden moeten worden als linking pin. En als meerwaarde zal de functioneel beheerder zich moeten bewijzen tegenover de gebruikers.
 
4. Veel kennis hebben van bedrijfsprocessen
De functioneel beheerder moet veel kennis hebben van de bedrijfsprocessen, om overzicht te houden op de belangrijkste zaken, zich in te kunnen leven in het werk van de gebruikers en de vertaling naar de ICT te maken.
 
5. Een proactieve houding
Proactiviteit, het modewoord van tegenwoordig, is meer dan alleen het tegenovergestelde van een reactieve of afwachtende houding. Het is echt een instelling die bij de rol van functioneel beheerder hoort: gebruikerszaken oppakken voordat dat noodzakelijk wordt en contact opnemen met de klant voordat dit hij of zij dit vraagt.
 
6. Nauwgezetheid
Nauwgezetheid is nodig om alle zaken die spelen bij de gebruikers te kunnen blijven overzien en hiernaar te handelen. Ondersteuning van een tool of een zelfgemaakt volgsysteem is hierbij onontbeerlijk.
 
7. Een behoorlijk analytisch vermogen
De functioneel beheerder hoeft geen analyticus pur sang te zijn, maar toch wordt er een behoorlijk analystisch vermogen van hem of haar verwacht. Juist omdat de functioneel beheerder te maken heeft met veel verschillende gebeurtenissen om zich heen, moet hij of zij kunnen inschatten wat dit betekent voor het bedrijfsproces, de rol van de gebruikers en zijn of haar eigen rol hierin.
 
8. Het vermogen om met ICT’ers te communiceren
Communiceren met ICT’ers is een kunst op zich. ICT’ers zijn er niet altijd goed in , dus is het soms een opgave om zowel de juiste informatie in de juiste vorm aan te leveren als hen te begrijpen. Voor iedere functioneel beheerder zal het een uitdaging zijn om de juiste 'ingang', ofwel de juiste contactpersonen van de ICT-afdeling te vinden.
 
9. Flexibiliteit
Flexibiliteit is na dit alles bijna een open deur. Inspelen op de wensen van de gebruikers, de mogelijkheden binnen de ICT en zowel langs de verticale als de horizontale lijnen communiceren: het is allemaal niet gemakkelijk, maar wel zeer waardevol.
 
10. Je eigen werk goed kunnen organiseren
Een functioneel beheerder zal niet alleen zijn of haar eigen werk op orde moeten houden, maar ook goed moeten kunnen overdragen. Het zal een kwaliteitssysteem moeten bevatten waarmee hij of zij niet alleen naar de uitdagingen zoekt, maar ook de sterke punten onderschrijft en verbeteringen zoekt van het totale proces van Functioneel Beheer op operationeel niveau.
 
Meer informatie
Download de nieuwe functioneel beheer brochure
Alles over functioneel beheer
 
Auteur: Erik van Eeden
ISES Senior training/consultant