Projectmanagement: een vak in beweging

Nieuwe projectmanagementmethode A4 brengt eenvoud en overzicht

Projectmanagement wordt al eeuwen beoefend, denk bijvoorbeeld maar eens aan de piramides van Gizeh en de fantastische bouwwerken die tijdens het Romeinse tijdperk zijn gemaakt.

Is er tot vandaag de dag dan helemaal niets veranderd? Natuurlijk wel! In de loop der tijd zijn er allerlei zaken op het gebied van projecten en projectmanagement meer en meer duidelijk geworden en worden de ‘goede’ uitvindingen uitbundig gebruikt en toegepast.

Planning en controle
Een kijkje in de geschiedenis leert ons bijvoorbeeld dat Henri Fayol (1841–1925) een van de eerste managers was die beschreef dat er iets moest zijn van ‘planning en controle’ om gericht resultaten op te leveren. Dit lijkt verdacht veel op een verbijzondering van algemeen management naar projectmanagement.

Uitvinding
En wie kent de ‘uitvinding’ van Henri Gantt (1861–1919) niet? De Gantt-chart wordt vandaag de dag nog door honderdduizenden projectmanagers gebruikt om planningen en afhankelijkheden inzichtelijk en bestuurbaar te maken. De opkomst van informatietechnologie vanaf de jaren zestig heeft ook een aanzienlijke bijdrage geleverd. Wat te denken van allerlei software-ontwikkelmethoden?

PRINCE2®
De meest actuele van dit moment is natuurlijk de projectmethodiek PRINCE2®, eind jaren negentig overgewaaid vanuit de Engelse overheid. Op dit moment is deze een standaard voor alle projecten binnen met name overheidsprojecten.

De beroepsvereniging voor projectmanagers, IPMA Nederland, heeft onlangs nog eens alle methoden voor projectmanagement samengevat in een boekwerk. Erg handig om alle aanpakken, visies en methoden in één overzicht te hebben!

Wat is A4-projectmanagement?
Het is een nieuwe methode voor het beheerst uitvoeren en besturen van projecten. Het grote voordeel zit in de eenvoud en het overzicht die de vier A’tjes bieden.
A4-projectmanagement bestaat uit een concept, een rubricering van bestaande technieken en tools voor projectmatig werken, en daarnaast vier praktische sjablonen om een gehele projectcyclus uit te voeren. De methode geeft dus niet alleen een nieuw conceptueel kader om naar projecten te kijken, maar ook direct bruikbare instrumenten om ze vorm te geven.

De visie
De A4-aanpak is gebaseerd op een bedrijfskundig vierkant waarin vier A’s geplaatst zijn. Het vierkant bestaat uit de assen arbeidsdeling en -coördinatie en binnen en buiten. Arbeidsdeling en -coördinatie betreffen het algemene indelingsprincipe van werk: specialisatie en samenvoeging, ofwel knippen en plakken. Binnen en buiten betreffen de invloedssfeer van het project zelf en de omgeving rondom het project. Wanneer het vierkant op een project wordt afgebeeld, kunnen in de kwadranten vier A-woorden geplaatst worden die het werken in projecten weergeven:

• het aanleveren van het resultaat;
• het activeren van de werkzaamheden;
• het afwegen van de voortgang;
• het afronden van het project.

In een project vormt afstemming de verbindende schakel tussen de werkzaamheden. Deze vijfde A maakt integraal deel uit van de overige vier. De communicatie met de opdrachtgever, met de directe acceptanten van het projectresultaat en met de actoren in de omgeving, is wezenlijk voor het slagen van een project.

 De kenmerken vertaald in voordelen

• Grafische totaalweergave in één oogopslag

A4-projectmanagement wordt weergegeven als een bedrijfskundige matrix met vier kwadranten en een kern. De ondersteunende instrumenten en sjablonen zijn eenduidig naar de kwadranten gerubriceerd.

• Gemakkelijk te onthouden

De vier (of vijf) A-tjes van A4 werken als de vier (of vijf) p’s van marketing en vormen voor opdrachtgevers, projectmanagers en -medewerkers prima ezelsbruggetjes om de kernvragen van een project te blijven bewaken.

• Totaalconcept met kernvisie, instrumenten en sjablonen

A4 bestaat uit een conceptueel overzicht, instrumenten ofwel projecttechnieken en sjablonen ofwel gereedschappen om direct een opdracht aan te kunnen pakken. De kernvisie is gebaseerd op wetenschappelijke uitgangspunten over het organiseren van werk (Mintzberg). Het grafische model rubriceert alle bekende technieken om een projectverloop te ondersteunen. Denk aan het expliciteren van de bestaansreden van het project, planning van de werkzaamheden, voortgangscontrole, overdracht en dergelijke. En A4 verschaft vier praktische en direct bruikbare sjablonen: projectovereenkomst, plan van aanpak, voortgangs- en bijsturingscontrole en decharge.

• Essentiële aandacht voor zachte aspecten

In de kern van A4 staat Afstemmen. A4 vertelt een projectmanager niet alleen dat hij een communicatieplan op moet stellen, maar geeft ook aan hoe. A4 geeft bovendien overtuigend aan hoe je effectief om kunt gaan met de minder planbare aspecten van communicatie.

• Natuurlijke aansluiting bij het denken in de lijn

Doordat A4 vertrekt vanuit de kernvraag: ‘hoe organiseer en leid ik werk?’ sluit de methode naadloos aan bij lijnmanagement. Daar is de kernvraag immers dezelfde. A4 spreekt ‘managers-taal’, doordat het vertrekt vanuit een bedrijfskundige matrix en gebruikmaakt van de bedrijfskundige trend om een concept in woorden met eenzelfde beginletter vorm te geven.

Kortom
A4 projectmanagement past helemaal in de nieuwe positionering van ISES, waarin de ontwikkeling van het vak projectmanagement centraal staat. A4 projectmanagement kan door de eenvoud en het snel bieden van overzicht voor veel organisaties interessant zijn en zo haar eigen plek gaan innemen in het vakgebied.

Projectmanagement blijft een vakgebied wat in beweging is. En dat is maar goed ook, want zo wordt het steeds meer volwassen. De nieuwe brochure Projectmanagement is verschenen. Of u nu projectmanager, projectmedewerker, opdrachtgever, programma- pf portfoliomanager bent: bij ons vindt u het meest complete opleidingspakket van Nederland. Leer hoe u uw rol succesvol kunt invullen. Met zowel certificerings- als professionaliseringstrainingen. Met kennis én vaardigheden. In onze visie zijn 'soft skills' onlosmakelijk verbonden met 'hard skills' om succesvol te kunnen zijn. Deze combinatie vindt u in onze projectmanagement trainingen.
Download de brochure

ISES biedt trainingen aan op het gebied van A4 Projectmanagement. Dit zijn:

• A4 Projectmanagement: Aanleveren van het resultaat
  Specificeren en structureren aan het begin van een project verdient zich zeer snel terug.
  Meer informatie
• A4 Projectmanagement: Activeren van de werkzaamheden
  Het opbouwen van een goed Plan van Aanpak
  Meer informatie
• A4 Projectmanagement: Afronden van het project
  Het tot een goed einde brengen van een project.
  Meer informatie
• A4 Projectmanagement: Afwegen van de voortgang
  Hoe zorg ik er voor dat een project vaart maakt?
  Meer informatie
• A4 Projectmanagement: Overzicht van de methode
  De eenvoud in projectmanagement.
  Meer informatie
• A4 Projectmanagement: Programmamanagement
  Sturen op het halen van een het doel in plaats van het leveren van resultaat.
  Meer informatie
• A4 Projectmanagement: Projectcommunicatie
  Communiceren met belanghebbenden in een project is van levensbelang. Welke handreikingen krijgt u als regisseur van uw project van uw collega's in het theater?
  Meer informatie
• A4 Projectmanagement: Projectportfolio Roadmap
  Hanteren van een aanpak om een geheel aan programma's en projecten te besturen.
  Meer informatie

Contact
Heeft u vragen? U kunt contact opnemen met onze opleidingsadviseur Marselina van Mil op telefoonnummer: 0418 - 597 027 of per mail info@ises.nl.

Whitepaper
Download de gratis whitepaper