Projecten aanpakken met A4

Regelmatig worden we opgeschrikt door weer een slecht verlopen project. Dat gebeurde in het verleden en het gebeurt nog steeds. Ondanks het gebruik van een alom bekende methode. Leidt de bekende methode tot de bekende mislukkingen? Mislukken projecten met de bekende aanpak omdat die teveel beheersing wil, teveel controle oplegt en te complex is? “Ja.” Ron Vinken en René Hombergen beantwoorden deze vraag zondermeer bevestigend in ons gesprek.

Recent verscheen een aanpak die overzicht en eenvoud biedt: A4-Projectmanagement. Zij zien in A4 het ideale alternatief. Een gesprek over een goede aanpak van projecten.

Vinken: “De A4-aanpak is geschikt voor veel typen projecten, biedt naast het overzicht alle diepgang die je wil en is door Bureau Berenschot en de vakvereniging van projectmanagers (IPMA) niet voor niets getypeerd als ‘easy to learn, easy to use’. Zeker in deze onzekere tijden wil je een aanpak die lean & mean is en volwassen tegelijk".

Een keuze maken
Toch is de A4-aanpak nog weinig bekend. Volgens Vinken komt dat “vooral omdat organisaties zelden of nooit bewust kiezen voor een projectmanagement-aanpak. Men ontwikkelt geen visie en kopieert de methode van de buurman. Zoals mensen in de jaren ’60 van de vorige eeuw een auto kochten: als de buurman het nieuwe model Opel had, wilde de hele straat de nieuwe Opel.

Bestuurders die tegenwoordig toch echt kunnen kiezen, laten zich voor wat betreft een projectaanpak helaas leiden door een monocultuur. De hele wereld spreekt Engels, dus Engels is de enige taal ter wereld. Men kiest niet uit de mogelijkheden die men heeft. Alsof projectmanagement nog een ouderwetse aanbodgedreven Oostblok-markt is. Er is meer dan een staatsmonopolie op projectmanagement". 

Aanpakken vanuit overzicht
Ron Vinken heeft de A4-aanpak gespot toen hij werkte aan een boek over verschillende projectmanagementmethoden. Hij wilde diverse visies verkennen. A4 was de minst bekende naast wereldwijd bekende methoden zoals PRINCE2® en PMBoK en naast in Nederland wereldberoemde aanpakken zoals Projectmatig Werken en Projectmatig Creëren. A4 sprak hem meteen aan vanwege het grote overzicht. “Eindelijk een aanpak die mijn overkoepelende blik als manager ondersteunt” vond Vinken “en toch een full-service concept. Voor ieder vraagstuk dat ik heb, biedt A4 een passend handvat. Of het nu gaat om complexe planningen of om communicatie. Dat laatste is vaak essentieel voor projecten. Bij A4 hou je steeds een heldere focus op het eindresultaat en op de vereiste communicatie".

Projectmanagement is management
Op de vraag waarom hij A4 ontwikkeld heeft, antwoordt René Hombergen dat hij “niet gelukkig was met bestaande populaire aanpakken. Ze vereisten teveel kennisname van projectmanagementjargon en benadrukten teveel de verschillen met het werken in de lijn. Terwijl de overeenkomsten groter zijn dan de verschillen. Zowel lijnmanagement als projectmanagement zijn beide management. Vanuit die constatering kwam ik uit bij de principes van management en ontstond als vanzelf het A4-model".

Een bedrijfskundig model
Zelf duidt Hombergen de A4-principes als volgt: “Werk dat je organiseert, organiseer je vanuit het principe van arbeidsdeling en arbeidscoördinatie. Specialisatie en integratie. Je onderscheidt het werk dat gedaan moet worden en zorgt dat je samenhang blijft houden in die veelheid van onderscheiden werkzaamheden.

Verder is het voor je eigen instelling vaak van wezenlijk belang of je intern of extern bezig bent. Ben je met een activiteit op je projectteam gericht, de binnenkant, of stel je je naar buiten op naar je opdrachtgever of naar belanghebbenden in de omgeving".

Grafische weergave
Vinken vult aan: “A4 is de enige projectmanagementvisie waar echt een bedrijfskundige gedachte achter zit. Andere aanpakken volgen meestal de fasering van een project in hun overall-weergave.

Uiteraard faseert A4-projectmanagement ook maar het mooie van de aanpak is de bedrijfskundige matrix die je steeds een overzicht biedt. Die bedrijfskundige matrix is opgebouwd uit de assen die zojuist zijn genoemd: arbeidsdeling en arbeidscoördinatie en binnen en buiten. Het levert een mooi grafisch model op. Een plaatje zegt meestal meer dan een praatje…”

Mens èn resultaat
Vinken doet veel automatiseringsprojecten. “In de ICT is een enkele Angelsaksiche aanpak zeer populair. Wij Rijnlanders hebben vaak toch een wat andere kijk op de wereld dan een puur rechtlijnige. Veel automatiseringsprojecten mislukken. Ze mislukken met de meest populaire aanpak maar alternatieven worden nog weinig gebruikt.

De populaire aanpak wordt ook bij ambtelijk ingestelde organisaties veel gebruikt. Automatiseerders en ambtenaren hebben helaas vaak een soort ingebakken, vergeef me het woord, autisme. Zij zijn vooral gericht op processtappen en verliezen het resultaat uit het oog. Om nog maar te zwijgen over het doel en over de communicatie die je verwacht.”

Vier A-woorden
“A4 was dat betreft een verademing, het stelt mens en resultaat centraal in plaats van controle” vult Vinken nog aan voordat Hombergen antwoord geeft op de vraag waar de vier A’s dan voor staan.

De naam A4-Projectmanagement suggereert immers niet alleen een A4-tje om het overzicht te houden, maar wellicht ook vier met een A beginnende woorden? “Dat klopt. In een project” vertelt hij “gaat het om het Aanleveren van het resultaat, het Activeren van de werkzaamheden, het Afwegen van de voortgang en het Afronden van het project. Met als kern van dat alles Afstemmen. Daarmee heb ik er net als bij de vier klassieke p’s van marketing, vijf elementen van gemaakt.

Een ander leuk rijtje vond ik altijd de vier h’s van people management: humanity, honesty, humulity and humor. Ook daar kun je een vijfde bijvoegen: honorarium".

Geschikt voor opdrachtgevers
“Die makkelijke onthoudbaarheid van zo’n rijtje met dezelfde beginletters is echt een groot voordeel. Het grafische model en het overzicht maken A4 ook per definitie geschikt voor opdrachtgevers. Als ik een opdrachtgever en paar maanden na een project start-up nog eens bel en vraag welke vragen hij zijn projectmanager stelt, komen de goede vragen snel naar boven als hij zich het plaatje voor de geest haalt en de A-letters in zijn herinnering terugkomen.

‘Wat maak je?’, ‘Hoe doe je dat?’, ‘Hoe kan ik het volgen?’, ‘Hoe rond je het af?’ en ‘Wat vertel je erover?’ zijn de essentiële vragen van een opdrachtgever voor zijn projectmanager. Omdat de opdrachtgever met A4 makkelijk overzicht houdt, kan hij zich concentreren op de doelbijdrage van het projectresultaat.”

Overzichtsboek
Het gedachtegoed van A4 is opgenomen in “A4-Projectmanagement – Overzicht van de methode”. Het behandelt uitgangspunten en de vier kwadranten van de bedrijfskundige matrix:

• Aanleveren van het resultaat
• Activeren van de werkzaamheden
• Afwegen van de voortgang en
• Afronden van het project;
• plus de kern Afstemmen met de omgeving

Per kwadrant volgt een verdiepingsboek en in het slotboek worden acteertechnieken gebruikt als vertrekpunt voor een geslaagde communicatie.

Illustraties
De A4-boeken vallen op door hun heldere vormgeving en duidelijke structuur vanuit het concept met de twee bedrijfskundige assen en de vier cellen. Vanuit die indeling is het boek opgebouwd en volg je als lezer makkelijk de rode draad van een project.

Maar behalve de overzichtelijke hoofdstructuur heeft het materiaal nog aan ander aansprekend kenmerk: de illustraties. Veel projectmanagementliteratuur leest niet alleen saai maar oogt ook oersaai. In A4-Projectmanagement zijn veel plaatjes opgenomen. Ze variëren van eenvoudige tabellen via overzichtsschema’s en modellen tot humoristische cartoons waarin de auteur knipoogt naar de schijnbare ingewikkeldheid van veel projecten en waarin hij knipoogt naar zichzelf.

Persoonlijke effectiviteit
De schrijver blijft beseffen dat het slagen van een project meer afhangt van de persoon van de projectmanager dan van een methode. Maar gelukkig probeert de schrijver van A4-Projectmanagement een projectmanager maximaal te ondersteunen in zijn persoonlijkheid; door hem een eenvoudig full-service concept te bieden met overzicht als hoofdkenmerk.

A4-Projectmanagement is een lean & mean projectaanpak. Dat is een ideale kans in crisistijden. Want het voorkomt ingewikkeldheid en biedt vanuit overzicht een full service concept. Het overzicht spreekt uit de grafische indeling met de vier A-tjes en het full service concept blijkt niet alleen uit de vervolgboeken maar ook uit de certificering die is opgezet in samenwerking met Andriessen. Andriessen verzorgt naast A4 onder andere de financiële vakdiploma’s in Nederland en de inburgeringsexamens. De examinering en certificering van A4 is vorm gegeven op vijf niveau’s.

• Meer informatie over A4-Projectmanagent
• De A4-trainingen bij ISES in samenwerking met René Hombergen
• Meer informatie over de boeken (tot nader bericht)