Functioneel beheer - dé spil binnen een organisatie

Functioneel beheer is een relatief nieuw beroep en we zien dat elk bedrijf daar zijn eigen invulling aan geeft. Soms zien we een rol waarin de taken van functioneel en applicatiebeheer worden gekoppeld, soms is de functioneel beheerder een groot deel van de dag in de weer als informatieanalist. Junior functioneel beheerders zien we nog wel eens opereren als helpdesk voor de eerste aanname van calls. Hoe de functioneel beheerder zijn werk ook invult, er blijkt veel behoefte aan professionalisering, misschien juist omdat het werk zoveel onduidelijkheden bevat.

Vanaf het eerste uur
ISES is een oude bekende voor functioneel beheerders van het eerste uur. Kees Ruigrok en Ernst Bosschers waren een van de eersten die zich realiseerden dat een functioneel beheerder met alleen een BiSL schema toch nog aardig in de kou staat. BiSL zegt immers wel wát je zou moeten doen, maar geeft geen handvatten over hóe je die klus zou kunnen aanpakken. Om in dat hiaat te voorzien schreven zij het boek Functioneel Beheer dat inmiddels een standaardwerk voor functioneel beheerders is geworden. Als we het boek doorbladeren realiseren we ons pas goed hoe breed het werkterrein van deze professionals is en van hoeveel verschillende zaken je verstand moet hebben als je die rol vervult. Een beetje functioneel beheerder moet zijn weg weten in bijna alle topics van informatieanalyse.

De functioneel beheerder weet moeiteloos zijn weg te vinden door de processchema’s, en Use case modellen die worden aangeleverd. Ook in de wereld van het testen houdt hij zich aardig staande. Hij weet wat er qua planning allemaal komt kijken, wanneer welke testen relevant zijn en hij kan ook nog een aardig deuntje meefluiten als het aankomt op de keuze van testtechnieken. Maar behalve deze methoden en technieken moet de functioneel beheerder toch vooral verstand hebben van communicatie. Hij is immers de spin in het web tussen gebruikers en businessmanagers enerzijds en technisch en applicatiebeheer bij ICT en/of leveranciers anderzijds.

Bijna gelijk met het boek van Bosschers en Ruigrok startte ISES daarom met de bijbehorende training Leergang Functioneel beheer waar alle methoden, technieken en vaardigheden geleerd en geoefend konden worden. Vele functioneel beheerders volgden deze training met veel plezier.

BIMP (voorheen BIMA) certificering
Een jaar geleden startte EXIN met een certifi ceringstraject, mede gebaseerd op het boek van Ruigrok en Bosschers. De leergang van ISES paste hier naadloos in en is herdoopt tot BIMA/Leergang Functioneel Beheer. De kennis van de methoden en technieken kan daarmee ook gecertificeerd worden. De leergang is tegenwoordig opgebouwd uit een vijftal modules waarbij we niet alleen kijken naar inhoud, maar zeker ook naar leerprocessen. Het gaat ons immers naast het ‘spuien’ van technieken vooral om de psychologische mechanismen waardoor mensen nieuwe dingen ook echt onthouden.

Module simulatie
De eerste module beginnen we met een simulatie waarin alle problemen die de functioneel beheerder ervaart naar voren komen. Dit uiterst realistische spel geeft de mogelijkheid om de processen en  onderlinge afhankelijkheden goed te analyseren en oplossingen te onderkennen voor typische problemen in dit veld.

Module BiSL in vogelvlucht
In de tweede module kijken we naar de Best practice die BiSL aanbeveelt. Hier komen meer systematisch de processen aan bod en deelnemers vergelijken die met hun eigen praktijk. We bespreken de voor- en nadelen van werkwijzen, zodat functioneel beheerders beter begrijpen welke knelpunten er bij de gekozen werkwijze horen en welke verandermogelijkheden er liggen.

De module specificeren en analyseren is een sneltrein training in methoden en technieken van informatieanalyse. Na afl oop weet de deelnemer zijn weg in het land van informatieanalyse te vinden. Met de opgedane kennis kan hij gemakkelijk andere informatieanalyse technieken begrijpen, omdat hij deze methoden snel kan vergelijken met de basistechnieken.

De module Functioneel beheer tijdens de realisatie: van wijziging naar test en transitie gaat over het invoeren van veranderingen. Deze kan separaat gevolgd worden, maar het is handig als de deelnemer in ieder geval de simulatie heeft bijgewoond en dus weet welke problemen er kunnen spelen en hoe je die kananalyseren. Voordat wijzigingen kunnen worden geïmplementeerd, moeten zij eerst nog worden getest. De functioneel beheerder moet weten wat zijn rol daarbij is en hoe hij kan controleren of zijn ‘counterparts’ hun aandeel goed uitvoeren. Na afloop kan de functioneel beheerder dus aardig meekijken over de schouders van de testers en heeft hij geleerd om de nodige lastige vragen te stellen.

De module BIMP (voorheen BIMA) examentraining is een examentraining voor diegenen, die zich graag willen certificeren. Deze is alleen toegankelijk voor mensen die eerder de voorgaande modulen hebben gevolgd, of als ze kunnen aantonen dat ze de kennis elders hebben opgedaan. Het examen is lastig en vraagt veel voorbereiding. Het bestaat uit 3 praktijkopdrachten en een schriftelijk examen. Het uitvoeren van de opdrachten neemt flink wat tijd in beslag en als functioneel beheerders daarover geen duidelijke afspraken maken met hun managers, kan het voorgenomen onderzoek behoorlijk in het gedrang komen. Natuurlijk krijgt u ook individuele begeleiding vanuit ISES. U kunt ook besluiten om vooral de vaardigheden uit module 1 t/m 4 te leren en pas later het examen te doen.

BIMP (voorheen BIMA) integraal
Functioneel beheerders kunnen de modules los volgen, maar als ze echt voor 'het papiertje' willen gaan, kunnen ze ook een training oppakken waarin alle modules direct na elkaar gegeven worden en de voorbereiding voor het examen de hele route parallel loopt. Natuurlijk kan ook die integrale training gevolgd te worden zonder examen; tot een half jaar na de training houdt u recjt op individuele begeleiding bij praktijkopdrachten.

Requirements analyse en management
Voor functioneel beheerders die verder de diepte in willen gaan, raden wij aan om eens te kijken naar de training Requirements analyse en management. Dit is geen onderdeel van het EXIN curriculum, maar we zien wel dat steeds meer functioneel beheerders gaan opereren als business analisten en dan worden de methoden en technieken van requirements analyse onmisbaar.

Vaardigheidstrainingen
Het werk van professionals en dus ook van functioneel beheerders is: communiceren, telkens weer en in telkens weer nieuwe omstandigheden. Hiervoor heeft ISES zowel op maat trainingen waarin alle aspecten naar voren komen, als ook een breed aanbod in het open rooster. Trainingen zoals adviesvaardigheden, omgaan met conflicten e.d. zijn welkome aanvullingen in de rugzak van competenties van functioneel beheerders.
 

Aanbod
Dit is slechts een greep uit ons aanbod van trainingen voor functioneel beheerders. Naarmate de functioneel beheerder de basisvaardigheden en competenties onder de knie heeft, krijgt hij ongetwijfeld belangstelling voor verbreding van zijn mogelijkheden. Persoonlijke ontwikkeling, managementvaardigheden en het omgaan met organisatiepolitiek komen dan op het verlanglijstje te staan.

Auteur: Patty Muller
Senior trainer/consultant