CYA-tips voor functioneel beheerders

In crisistijd moet u ook als functioneel beheerder op uw hoede zijn om uw baan niet te verliezen. Hoe dekt u zich in? Dat noemen we Cover Your Ass (CYA).

Hieronder volgt een aantal CYA-acties dat u kunt doen. Ook vindt u enkele uitspraken die u gerust als verweer kunt inbrengen als de klant niet tevreden is met de geboden oplossing en dat in uw schoenen probeert te schuiven.

Tip 1
Zorg dat u aan kunt tonen dat u om input hebt gevraagd
Zorg dat u minstens één keer, maar liefst vaker, per e-mail de business hebt gevraagd om hun eisen en wensen aan te leveren.

Tip 2
Organiseer een paar vergaderingen en/of workshops met de belanghebbenden
Het enige wat u tijdens zulke sessies hoeft te doen is te vragen: ‘wat zijn je wensen?’ en een paar keer vragen: ‘heb je nog meer wensen of is dit alles?’ Vraag niet door, want misschien begrijpt u  het antwoord niet en dan gaat u nat. Roepen ze dingen die tegenstrijdig zijn? Dan kiest u zonder overleg gewoon wat u het beste lijkt. Vraag aan het einde wel nog even of ze nog een vergadering willen of dat het zo voldoende is. Zo dekt u zich goed in en gaat u niet op uw neus. En zo ligt het in ieder geval niet aan jou als aan het eind van de rit blijkt dat een groot deel van de eisen en wensen niet boven water zijn gekomen.

Tip 3
Bewaar de notulen en de uitnodigingen van de vergaderingen goed
U kunt zo aantonen welke mensen wel uitgenodigd zijn, maar niet kwamen opdagen.

Tip 4
Zoek alvast iemand op wie u de schuld kunt afschuiven
Pro-actief zijn is een goede eigenschap voor een functioneel beheerder. Het is dus slim om alvast iemand te zoeken op wie je de schuld kunt afschuiven (met bewijzen). Het is handig om sowieso van degenen die u niet zo mag of die u niet zo mogen, blunders te onthouden, zij kunnen het u namelijk wel eens lastig maken. Als de opdrachtgever of enkele mensen uit de business niet zo’n vertrouwen in u hebben, kunt u meteen naar iemand wijzen.

Tip 5
Wees vaag in uw taalgebruik
U kunt dan altijd zeggen: ‘maar dat staat er niet’ of ‘dat heb ik niet gezegd’.

Tip 6
Doe altijd of u de ander begrijpt
Het maakt niet uit of de ander een business- dan wel ICT-vertegenwoordiger is. Knik bevestigend en vraag niet te veel door, ook al begrijpt u er geen biet van … ze zouden u namelijk weleens dom of incapabel kunnen vinden en dat door kunnen brieven aan uw baas.

Tip 7
Laat de ander koste wat het kost uitpraten
Als de ander lang van stof is en niet to the point komt: laat hem/haar vooral uitpraten. De ander zou u wel eens onaardig kunnen vinden als u hem/haar afkapt en dat tegen u kunnen gebruiken.

Tip 8
Gebruik veel jargon
Of uzelf weet wat u zegt, doet er niet toe, leer het desnoods uit je hoofd! Gebruik tegen de business veel complex ICT-jargon en tegen de ICT-ers veel ingewikkeld businessjargon en scherm indien nodig met ‘jullie snappen gewoon niet waar het over gaat’.

Tip 9
Vraag geen hulp
Roep nooit de hulp van anderen in als u van een specialistisch gebied geen verstand hebt, dat is niet goed voor je imago.

Tip 10
Verweer je met verdedigende uitspraken!
Uitspraken die u altijd kunt doen om u te verweren als ze onverhoopt toch de schuld bij u neer willen leggen:
‘Jullie van de business weten niet wat jullie willen en jullie leveren geen goede en complete businessrequirements op’ of ‘Ik heb in de impactanalyse aangegeven wat de consequenties zijn voor de business, maar jullie (business) luisteren nooit naar mij.’

Tip 11
De allerbelangrijkste tip:
Ssst ... Vertel het volgende niet door aan uw baas of aan de belanghebbenden voor wie u werkt. Ze zouden wel eens nattigheid kunnen voelen …

U kunt namelijk in plaats van de voorgaande tien tips ook het volgende doen:

• Gebruik toegesneden technieken om de business te helpen bij het helder en compleet krijgen van hun problemen, eisen en wensen (zoals procesanalyse, behoefteanalyse, requirementanalyse)
• Richt uw workshops en vergaderingen zo in dat er draagvlak komt
• Gebruik gesprekstechnieken om gesprekken doelgerichter en efficiënter te maken, met behoud van de goede relatie
• Zet communicatietechnieken in om bewust te werken aan relatieontwikkeling en het opbouwen van vertrouwen bij uw businessvertegenwoordigers
• Gebruik integere manieren om effectief met politiek in organisaties om te gaan en draagvlak te creëren
• Kies de juiste beïnvloedingsstijl om bij betrokkenen gehoor te vinden voor uw oplossingen
• Verdiep u in de verschillende sociale stijlen van mensen, zodat u meer begrip krijgt voor de ander. Pas uw communicatiestijl aan aan de ander, zodat die zich gewaardeerd voelt en u de werkrelatie verbetert
• Leer uzelf versterken als u het lastig vindt om door te vragen als u iets niet begrijpt, hulp te vragen of te gaan staan voor uw oplossingsrichting
• En last but not least; Verdiep u in de richtlijnen om Functioneel Beheer (beter) in te richten en certificeer jezelf hiervoor met de mogelijkheden van de BiSL- en BIMA-examens

Vertel zeker ook niet aan uw collega’s dat u deze dingen kunt leren op trainingen bij ISES, ze zouden het beperkte opleidingsbudget wel eens voor je neus weg kunnen kapen …

Auteur: Nardi van den Bosch
Senior trainer/consultant