12-3-2010 - 11:47 | geen reacties

“In tijden van recessie kijken veel bedrijven naar hun organisatie. Waar mogelijk wordt 'vet' weggesneden, wat inhoudt dat de omvang van het personeelsbestand slinkt. Toch verwachten managers dezelfde of zelfs betere resultaten” aldus de inleiding van een artikel in een groot vakblad deze week. Velen van u zullen deze situatie mogelijk aan den lijve hebben ondervonden. In veel ICT organisaties zijn het afgelopen jaar functies vervallen en derhalve mensen ontslagen. Als we nu denken, dat er ook minder gedaan moet worden, hebben we het mis. In een uitgeklede organisatie moeten er nog steeds bepaalde activiteiten worden uitgevoerd, los van het aantal mensen dat hier werkt. Sterker nog, veel organisaties moeten in deze moeilijke tijden extra inspanningen leveren om weer boven Jan te worden en weer zwarte cijfertjes in de kasboeken te krijgen.

In veel bedrijven zien we nu na een ruim een jaar ploeteren met minder mensen en meer werk, de eerste metaalmoeheid bij de werknemers toeslaan. Er sluipt langzaam maar zeker een toename van ziekmeldingen in de boeken, vaak het eerste duidelijke teken dat er zaken niet goed gaan. We hebben natuurlijk een jaar lang kunnen roepen dat het 'de Mexicaanse griep' of 'de Q-koorts' was maar dat is op dit moment steeds minder vaak een reden van ongezond zijn. Een grondig onderzoek zou zo maar eens kunnen uitwijzen, dat veel mensen gewoon letterlijk ziek zijn van de grote belasting op het werk. Niet alleen de fysiek toegenomen werkdruk eist zijn tol ook de 'mentale' extra druk kan maken dat mensen zich gewonnen geven.
 
Ook nu is uiteraard de grote vraag hoe organisaties kunnen voorkomen, dat haar werknemers niet afbranden onder de toenemende werkdruk en het afnemen van collega's om deze klus te klaren. Traditioneel begint alles met 'bewustwording'. Organisaties zullen eerst moeten vaststellen dat bovenvermeld scenario ook daadwerkelijk bij hen speelt. Kijk ik naar mijn eigen vakgebied de ICT, dan hoef ik geen diepgaand sociaal-medisch onderzoek te doen om met gezond boerenverstand te kunnen vaststellen dat veel mensen op het randje lopen van het 'er doorheen zitten'. Veel mensen die ik spreek op trainingen zijn bijna zonder uitzondering, unaniem als het gaat om de zware werkdruk en de hierbij gepaarde vermoeidheid in geest en lichaam. In bijna alle gevallen is er sprake van sterk toegenomen werkdruk en een afname van het aantal FTE's. Kortom, je kan vrij eenvoudig hierin een trend vaststellen, zoals ook al is aangegeven in het geciteerde artikel. Dus beste werkgever: bespaar je een verder onderzoek, HET IS ZO!
 
Mooi, dan kunnen we nu aan de slag om serieus met dit probleem te dealen. Ik heb zelf sterk het vermoeden, dat veel organisaties weliswaar hebben gesneden in het personeel en meer werk op hun hals hebben gehaald, denk bijvoorbeeld aan extra marketinginspanningen, maar aan de "aansturing" en structuur van de organisatie niets hebben gewijzigd. En hier zit volgens mij de grootste kans om tot verbetering te komen. Veel bedrijven hebben de managementstijl en/of wijze van leidinggeven niet wezenlijk veranderd. En nu beste lezers, komen we volgens mij op het meest kritieke punt van deze case. We moeten ons realiseren, dat de 'oude'  aansturing van mensen, zoals in de 'succestijden' nu niet meer geld en effectief is. Je hebt als organisatie als eerste te maken met een nieuwe samenstelling van teams. En iedereen die verstand heeft van teamdynamiek, weet dat er dan tijd en extra aandacht moet zijn voor het groepsproces van herpositioneren en het zoeken naar nieuwe teamrollen. Ten tweede moeten organisaties waar mensen zijn ontslagen zich realiseren, dat de 'achterblijvers' extra aandacht en zorg nodig hebben om om te kunnen gaan met de nieuwe situatie. Ten derde moeten managers en leidinggevenden zich realiseren, dat de oude managementstijl wel eens niet meer kan passen in deze nieuwe situatie. Waar u vroeger alles kon delegeren en kon volstaan met 'management-by-exception' moet u nu weer meer op uw team zitten en individuen mogelijk meer persoonlijk begeleiden. Als laatste moet er weer eens kritisch gekeken worden naar de aspecten 'communicatie' en 'informatievoorziening'.
 
Ik wil me er niet te makkelijk vanaf maken beste lezers, maar juist deze thema's spelen in een ingrijpend gewijzigde organisatie een nog grotere rol dan voorheen. In een vers aangepaste organisatie moet nog meer en beter informatie worden overgedragen aan alle betrokkenen, omdat in veel gevallen taken zijn veranderd en aanspreekpunten zijn verdwenen. De communicatie is juist nu cruciaal, mensen hebben meer behoefte om zich uit te spreken en hebben veel meer vragen dan voorheen. Communicatie via e-mail was in vroeger in veel gevallen al niet effectief, maar in deze huidige tijd zou die nog beperkter moeten worden en moet de traditionele communicatie van mens tot mens weer opgeld gaan doen... En ja, dan moet we hier wel even goed voor gaan zitten!
 
Conclusie; meer werk met minder mensen is te doen... maar wel met een sterke toename van ECHTE aandacht voor elkaar!