14-6-2011 - 09:16 | geen reacties

Er komt te veel informatie op ons af. Dat legt zoveel beslag op ons brein, dat we minder goed in staat zijn problemen creatief op te lossen, zegt professor Joseph Ruff. Hij geeft u twintig adviezen om IFS (Information Fatigue Syndrome) tegen te gaan. Aldus professor Ruff van de Harvard University. Hij heeft zelfs ontdekt dat je er een heuse ziekte van kan krijgen namelijk, IFS. Tja, en als een professor van Harvard het zegt zal het wel waar zijn lieve lezers. Kortom bij IFS heb je te maken met een vermoeidheidssyndroom voortkomend uit het krijgen van teveel informatie. Nu moet ik zeggen, dat ik het wel herken. Vooral als ik soms mijn mailbox open en overladen wordt met dozijnen emails van jan-en-alleman.

 
Hoofdpijn
Ik vraag me alleen af of ik nu hoofdpijn krijg van de hoeveelheid emails of juist van de inhoud. Of beter gezegd het ‘ontbreken’ van inhoud. Veel emails bevatten eigenlijk ‘niks’ en al zeker geen informatie volgens de letterlijke betekenis. Even voor de beeldvorming, wat is de definitie van ‘informatie’? Volgens Wikipedia verstaat met onder ‘informatie’ in algemene zin alles wat kennis of bepaaldheid toevoegt en zodoende onwetendheid of onbepaaldheid vermindert. Nou mensen, u voelt hem al aankomen... de inhoud van alle email zou kennis moeten toevoegen en/of onwetendheid moeten verminderen! Volgens mij zorgt de meest email juist voor het tegenovergestelde. Veel mail geeft na het lezen flinke dosis vraagtekens in de zin van; wat moet hier mee, wat wordt nu van mij verwacht, waarom ben ik een van de geadresseerden of waarom zijn mijn collega’s óók een van de ontvangers?
 
Twitterberichten
Email zou informatie moeten bevatten en bijvoorbeeld moeten aanzetten tot gerichte actie of leiden tot besluiten. U en ik weten, dat dit niet vaak de uitkomst is van veel mailwisseling. Mail wordt mijns inziens steeds meer ingezet als ‘uitgebreide’ twitterberichten. Veel mensen doen kond van hun activiteiten en denken dit dan te moeten delen met de gemeenschap. Beste emailer, ik hoef niet alles te weten! Ik wil niet weten dat u ‘tot 30 augustus op vakantie bent en daardoor uw email niet kan beantwoorden’. Het zorgt er ook nog eens voor, dat ik extra gefrustreerd ben omdat ik NIET op vakantie ben. Ook mededelingen over het feit dat iemand jarig is en dan in een uithoek van het gebouw taart uitdeelt, valt voor mij niet bepaalt in de categorie ‘kennisdeling’. Nu wil ik weer niet te zwartgallig overkomen en alle mailverkeer over één kam scheren. Maar wat zorgvuldiger nadenken over de inhoud van een email en welke mensen dit zouden moeten ontvangen, zou niet verkeerd zijn.
 
Procesbeschrijvingen
Mijn punt is ook veel meer, dat veel goedbedoelde ‘informatie’ geen informatie is. Ook veel documentatie als bijvoorbeeld, werkinstructies, procesbeschrijvingen, handboeken en checklists zijn vaak niet echt te beschouwen als informatief. In veel organisaties is nu eenmaal de mores, dat iets of erger alles, beschreven dient te worden. Alles wat ergens besproken is, dient achtereenvolgens te worden opgeschreven, beoordeeld, aangepast, uitgegeven en verspreid te worden al dan niet in de vorm van email, brieven of boekwerken. Blijkbaar heerst het idee in organisaties, dat iedereen voortdurend van alles op de hoogte dient te zijn. En dat beste mensen is een groot misverstand. Veel mensen willen niet alles weten! Mensen willen feitelijk alléén iets weten als het hen direct treft. Er is in veel organisaties derhalve een overdosis aan informatie, die eigenlijk volgens de wetenschappelijke letter des woord de naam ‘informatie’ niet mag dragen.
 
Ik denk dat veel organisaties er goed aan doen om eens zorgvuldig de hoeveelheid ‘gegevens’ te bezien en meer zorgvuldig af te wegen of dit werkelijk kennis toevoegt en of onwetendheid wegneemt. Ik weet zeker dat dit veel mensen gaat redden van het oplopen van IFS, want dit wil toch geen organisatie op zijn geweten hebben?