28-7-2011 - 12:31 | geen reacties

Projectmanagement is net als huishouden. Met veel optimisme en weinig realiteitszin geven we geld uit om als de portemonnee leeg is te constateren dat het werk nog niet af is. Een project is natuurlijk helemaal geen huishouding. Alleen al omdat een project gaat over geld van iemand anders. En ik vind dat je daar nog voorzichtiger mee moet zijn.

De theorie van het budgetteren? Door zorgvuldig te plannen en te schatten krijgen we inzicht in de kosten om het project tot een goed einde te brengen. Dit zetten we in een begroting. Die dan weer het budget wordt zodra de opdrachtgever de begroting goedkeurt en de middelen beschikbaar stelt. Tijdens het project houden we keurig de geplande en werkelijke kosten bij, waar nodig sturen we wat bij, en... aan het eind van planning staat het resultaat er, zijn de geplande kosten ook gemaakt en is het project klaar. Iedereen tevreden.

De praktijk
De praktijk is iets weerbarstiger. Ooit een project gezien dat liep volgens planning? De vertaling van theorie naar praktijk kan om meerdere redenen fout gaan. Samengevat: er wordt geen goede (financiële) planning gemaakt óf het verloop van de kosten wordt niet geregistreerd tijdens de uitvoering. In beide gevallen heeft de projectmanager zijn werk niet goed gedaan. Het opstellen van een planning vereist een goed inzicht in wat er gemaakt moet worden, hoeveel werk dat gaat kosten en hoeveel geld daarvoor nodig is. Dat is niet persé heel moeilijk en het is ook niet persé heel leuk werk. Het is wel noodzakelijk werk. En het vereist vooral het maken van keuzes door de opdrachtgever. Keuzes over eisen, prioriteiten enzovoort. De projectmanager moet dan natuurlijk wel zeker stellen dat relevante keuzes ook gemaakt worden en zich niet met een kluitje in het riet laten sturen.

Planningsfase
In de planningsfase van een project worden de dromen en verwachtingen van de opdrachtgever en andere stakeholders getoetst aan de haalbaarheid. Dromen doorprikken van de gene die jouw salaris betaald is nooit leuk, maar wel een verantwoordelijkheid van de projectmanager. Hier moet de projectmanager soms alle zeilen bijzetten om de relaties goed te houden. Maar een ding is zeker: ellende komt er toch in een project, dan maar beter aan het begin. Bovendien vereist het ook de nodige vaardigheid om alle informatie om te zetten in een betrouwbare en realistische planning. Dat is een noodzaak voor goed projectmanagement, anders wordt het onnodig varen op gegist bestek, Projectmanagement by guessing around.
 
Bijhouden van de kosten
Het werkelijke verloop van de kosten bij houden is ook niet persé moeilijk. Dit noemen we boekhouding en is als zelfstandig beroep al honderden jaren bekend. Bovendien is boekhouden in een project meestal van de eenvoudigste vorm. Dit was het geld, die rekening is daar betaald, die uren zijn daaraan besteed, en zoveel geld/uren heb ik nog in kas. Dit is zo eenvoudig dat ik het zelfs kan. Ook dit is noodzakelijk werk. Maar niet voor iedereen even leuk.
 
Maar waarom houd ik nu juist een stuk project over en geen budget?
En dat is natuurlijk het probleem. Projectmanagers zijn ook net mensen. Ze willen groots en meeslepend leven, op de zeepkist staan, mensen motiveren, communiceren. En dat is natuurlijk ook belangrijk. Maar zonder de brandstof van budget (uren, geld) staat het hele project wel stil. Want als ik aan het eind van m’n salaris nog een stukje maand over heb, kan ik geen boodschappen doen, kan ik niet de glazenwasser betalen en wordt ’t allemaal vrij vervelend.
Ik kan niemand anders dan mijzelf de schuld geven. En als ik aan het eind van m’n budget een stukje project over heb… Tja, wie is er dan verantwoordelijk.
 
Aanbod
Wilt u meer kennis en verdieping over hoe u dit nu aanpakt, bekijk eens de trainingen IPMA D: training projectmanagement. Hierin wordt in blok 2 Tijd en Geld o.a. voortgangsbewaking en beheersing, financiële basisbegrippen zoals balans en verlies en winst rekening en budgettering behandelt. Meer informatie over de IPMA D training
 
In de training IPMA C: training projectmanagement wordt het onderwerp geld in projecten en met name financiële basiskennis (balans, winst- en verliesrekening) en ondersteuning voor investeringsbeslissingen (business case) behandeld. Meer informatie over de IPMA C training