5 mythes over Projectmanagement Ondersteuning (PMO) ontrafeld…

Mythe 1
Een PMO is eigenlijk een uitgebreide invulling van de ‘projectsupport-rol’ van PRINCE2®.
 
PMO staat voor Project Management Ondersteuning en in de letterlijke zin kunt u dit dus zien als een ondersteunende rol voor de projectmanager. Niets is minder waar! Een goed ingerichte PMO is veel meer voor de hele organisatie dan voor een individuele rol. Natuurlijk kan u als projectmanager ook profiteren van de ondersteuning, maar zeker niet alleen u. Een PMO biedt juist die structuur aan die de organisatie nodig heeft om de juiste beslissingen te kunnen en blijven nemen.
 
Mythe 2
Met een PMO kunt u direct zien hoe uw project er voorstaat qua tijd en geld.
 
Het inzicht krijgen in de voortgang (tijd en geld) is een van de eerste voordelen van een PMO. Maar dit is slechts een eerste en beperkte toepassing. Het gaat veel meer om overzicht voor de gehele organisatie. ‘Weten is meten’ en door dit inzicht kunnen er dus betere besluiten worden genomen omdat de gevolgen overzichtelijk zijn gemaakt. Enkele voorbeelden zijn: Welke middelen (personeel en financieel) worden wanneer ingezet? Hoeveel projecten en programma hebben we onderhanden? Hebben we onze omgeving wel goed in kaart? Hoe volwassen opereren wij binnen projecten en programma’s? Wat leveren de diverse projecten en programma’s ondertussen op? Etcetera.
 
Mythe 3
U heeft toch echt wel grote en langlopende projecten en programma’s nodig wilt u kunnen profiteren van een PMO.
 
Neen, al bij een middelgroot projecten zijn de voordelen merkbaar. Met name wanneer er sprake is van meerdere of veel projecten. Het is per definitie cruciaal om te weten hoe er omgesprongen wordt met de beperkte middelen binnen projecten en programma’s. Een PMO is niet per definitie een hele afdeling op een of andere etage. Afhankelijk van de noodzaak en wens kan het een professionele medewerker zijn of zelfs een virtueel team.
 
Mythe 4
De organisatie moet vlekkeloos met projecten en programma’s werken om vervolgens een PMO in te richten.
 
Neen, ook hier geldt dat sowieso voor ieder project of programma het een must is om het risico minimaal ‘in kaart’ te hebben en maatregelen om deze te managen. Uiteraard moet u als project of programmamanager balanceren tussen tijd-geld-kwaliteit. De eerste rudimentaire vorm van een PMO is uw eigen ‘Excel-sheet’ waarmee u uw voortgang in de gaten houdt. Natuurlijk is er wel enige begrip en kennis noodzakelijk wat project en programma’s betekenen voor organisaties. Van de andere kant hoeft dit niet te betekenen dat alles gecertificeerd en helemaal uitgewerkt dient te zijn. Sterker nog: kennismanagement is een van de redenen en voordelen na het inrichten van een PMO.
 
Mythe 5
Het verkrijgen geeft van certificaten aan hoe succesvol de PMO werkt binnen de organisatie.
 
Ook dit is een hardnekkig misverstand. Niet de methode maar de mensen in organisaties zullen uiteindelijk bepalen hoe succesvol jij als project- of programmanager gebruikt zult maken van een PMO. Een enkel persoon met passie om effectief en efficiënt om te gaan met schaarse middelen is al een succes op zich. Maar wanneer de projecten en programma’s steeds groter en belangrijker worden kunnen de juiste keuzes alleen gemaakt worden als er verstandig omgegaan wordt met de kennis en structuur die een PMO biedt. Afwegen van voor- en nadelen van investeren of stoppen zal uiteindelijk altijd mensenwerk blijven.
 

 
* Zie ook PMwiki over PMO
* Zie ook Alles over Projectmanagement
* Zie ook Alles over IPMA - Projectmanagement
 
Auteur: Hans Fredriksz
Senior trainer/Consultant