4 tips om te dealen met conflicten in uw projectteam

Conflicten zijn vaak nuttig. Zonder conflict komen we immers niet tot innovatie en betere kwaliteit. Bovendien betekenen conflicten dat er iets of iemand de moeite waard is om energie en tijd aan te besteden. Een conflict hoeft niet altijd emotioneel te zijn. Een meningsverschil, een stevige discussie, onderhandelingen over resources in uw project - het zijn allemaal conflicten. Maar die term gebruiken we liever niet. In dit artikel gebruik ik het woord wel. Lekker duidelijk.

Soms zijn conflicten níet nuttig - dan kosten ze nodeloos veel tijd en energie. Hoe kunt u aan niet-nuttige conflicten in uw project zo goed en zo snel mogelijk een eind maken? Waar kunt u op letten?

1. Check of iedereen hetzelfde doel nastreeft
"De neuzen één kant op" krijgt u niet gedaan met een vlammende speech of een gedegen nieuwsbrief. Neem de proef op de som en vraag tijdens een teammeeting aan iedereen individueel op te schrijven wat het projectdoel is. Als er verschillen zijn, dan ligt dáár het eerste werk. Want een team heeft een gemeenschappelijk doel nodig om als team te kunnen werken.

2. Check wat de rolopvattingen en rolverwachtingen zijn
Alle teamleden doen hun best, daar mag u gerust van uit gaan. En ooit is afgesproken wie precies wát zou doen. Of u heeft het in ieder geval uitgelegd en opgeschreven. Maar werkende-weg schuift er ongemerkt iets in de uitvoering. Mensen hebben dan een veranderde opvatting over wat zij zelf moeten doen (rolopvatting) en over wat anderen moeten doen (rolverwachting). En dat leidt tot irritatie als er taken blijven liggen, of dubbel worden uitgevoerd. Wat kan er zoal aan de hand zijn?

• Rolonduidelijkheid
  Als mensen niet weten wat er precies van ze gevraagd wordt, gaan ze zelf iets 'verzinnen'. Wees er op bedacht dat u af en toe, maar vooral in het begin, moet letten op onduidelijkheden in taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
• Conflicterende rolverwachtingen
  We hebben het hier over het 'vierendelen'. In veel projecten bekend: u heeft niet alleen taken binnen een project uit te voeren, maar ook binnen de lijn. En soms lijkt dat te botsen. De projectmanager verwacht dat u deze week een bepaalde klus af hebt; uw lijnmanager vraagt u iedere dag weer een paar spoedklussen te doen.
  Ben u de projectleider? Signaleer het probleem, en bespreek het met de medewerker en daarna met de manager van de medewerker. Bent u de projectmedewerker? Confronteer beide 'bazen' met hún (ja dat leest u goed, hún) belangenconflict. En tot nader order is uw eigen manager natuurlijk de enige echte.
• Conflict tussen rolopvatting en rolverwachting
  U dacht dat u een rapport moest reviewen (rolopvatting), de ander verwachtte dat u de verbeteringen kant en klaar zou aanreiken. Hoe voorkomt u dit? Voornamelijk door goed aan te geven hoe het resultaat er in uw beleving uitziet, en welke activiteiten u gaat ondernemen om die resultaten te bereiken. Maak er in uw hoofd een filmpje en foto's van en beschrijf die. Zo geef je de ander de gelegenheid te checken of diens verwachting klopt.
• Conflicterende rolopvattingen
  Dit is het pettenprobleem. U bent bijvoorbeeld projectleider en u heeft een bevriende collega in uw project. De manager wilt dat u input levert voor het beoordelingsgesprek met uw collega. Diep in uw hart vindt u dat hij niet goed functioneert. U kunt ook last hebben van het pettenprobleem van een ander: de opdrachtgever die tegelijkertijd de senior supplier is. Hoe gaat u dan met resourceproblemen om? Welke pet heeft u nodig van uw opdrachtgever?

3. Check of de aanpak duidelijk is
Procedures en methodieken werken niet maar mensen wel. Vaak is niet duidelijk wat de afgesproken manier van werken is, hoe een procedure moet worden uitgevoerd, hoe de methode moet worden toegepast. Of men is het niet eens met de aanpak en met de beste bedoelingen wordt een 'betere' aanpak gehanteerd. Instructie, begeleiding en overtuigen zijn respectievelijk de noodzakelijke interventies. Onder aanpak hoort binnen projecten bijvoorbeeld óók: tijdig communiceren, met de juiste betrokkenen.

4. Check de teamchemie
Pas als u zeker weet dat er aan de voorgaande 3 punten niets schort, komt dit vierde punt aan de orde. Soms klikt het gewoon niet tussen teamleden. Als u uiteenlopende persoonlijkheden in uw team heeft, biedt dat kansen. Dat weet iedere projectmanager rationeel goed uit te leggen. Maar bekend is óók dat die verschillen tot wrijving en frustratie kunnen leiden. Dus de vraag is dan: hoe maakt u van die kans een gewenste werkelijkheid?

• Zorg ervoor dat uzelf van ieder teamlid goed weet wat u in hem/haar waardeert
  Leer te complimenteren. Een ECHT compliment doet wonderen: expliciet (Eerlijk), compromisloos, hartelijk, tijdig. Geef aan wat u de ander zag/hoorde doen en welk effect dat had. Koppel uw complimenten aan de eigenschappen die u waardeert en die u meer tot hun recht wilt laten komen in het project
• Geef mensen de gelegenheid kennis te maken met elkaar
  Zorg voor een nuttige waarderings- en machtsbalans in de groep met behulp van uw aandacht. Dat kan soms eenvoudig: met oogcontact, actief luisteren en samenvatten, kikken en hm'en, zet u een persoon in de lift. Negeren, zwijgen en wegkijken werken ontmoedigend.
• Zie toe op het naleven van de feedbackregels
  Doe aan teambuilding. Gebruik bijvoorbeeld de teamroltest van Belbin om samen vast te stellen wat ieders bijdrage is, hoe de teamleden elkaar kunnen helpen, versterken en aanvullen en tenslotte waar de blinde vlekken in het team zitten. Dit werkt alleen goed als er (nog) geen hevige conflicten in het team zijn!

Wilt u meer weten over hoe u conflicten kunt aanpakken? Met onderstaande trainingen kunt u zich verder ontwikkelen in uw vakgebied. 

	Werken met projectteams Optimaliseren van de samenwerking binnen uw projectteam. En hoe kunt u uw team zelfstandiger laten werken?
	Projectmanagement leiderschap In deze training worden de menselijke en organisatiefactoren die het slagen of falen van een project sterk beïnvloeden aan de orde gesteld.
	Onderhandelen en conflicthantering Effectiever gedrag ontwikkelen met betrekking tot conflicten en onderhandelingen.

Contact
Uiteraard kunt u voor een passend advies bellen met onze opleidingsadviseur Marselina van Mil op telefoonnummer: 0418 - 597027 of per e-mail: info@ises.nl.

Auteur: Marijke van Biezen
Senior trainer/Consultant